Hochzeitscatering planen: Budget pro Person, Buffet oder Menü und der richtige Zeitpunkt

Beim Hochzeitscatering treffen zwei Dinge aufeinander, die selten zusammenpassen: der emotionale Wunsch nach einem besonderen Tag und ein Budget, das irgendwann eine Grenze hat. Wer früh eine realistische Vorstellung vom Kostenrahmen bekommt, kann entspannter planen und muss nicht kurz vor der Hochzeit plötzlich kürzen.

Als grobe Orientierung werden in vielen Quellen für ein rundum betreutes Hochzeitscatering häufig 80 bis 150 Euro pro Person genannt, abhängig von Konzept, Servicelevel und Getränkeauswahl. Das ist aber die Königsklasse, nicht die einzige Option: Ein solides Buffet ohne große Extras liegt in vielen Kalkulationen eher bei 40 bis 70 Euro pro Gast, ein mittelklassiges Buffet oft bei 30 bis 50 Euro. Am oberen Ende steht das gesetzte Mehrgänge-Menü mit durchgehender Bedienung, das häufig mit 50 bis 90 Euro pro Person veranschlagt wird.

Ein Posten, der beim ersten Grobbudget gerne unterschätzt wird, sind die Getränke. Wer eine Getränkepauschale bucht, sollte dafür zusätzlich mit rund 15 bis 35 Euro pro Gast rechnen — je nachdem, ob nur Softdrinks und Wein oder auch Sekt, Bier vom Fass und Digestifs inklusive sind. Bei 80 Gästen macht allein dieser Posten schnell einen vierstelligen Unterschied.

Eine strategische Grundsatzfrage ist Inhouse-Catering versus freie Cateringwahl. Bietet die Location ein eigenes Catering oder eine feste Partnerliste, ist die Organisation meist einfacher, dafür liegt der Preis häufig höher und die Verhandlungsspielräume sind kleiner. Erlaubt die Location freie Cateringwahl, gibt es mehr Budgetspielraum und mehr Auswahl an Konzepten — dafür übernehmen Sie mehr Koordination selbst, etwa bei Anlieferzeiten und Küchenzugang vor Ort.

Buffet oder Menü ist die zweite große Weichenstellung, und sie hat direkte Budgetfolgen: Ein Buffet ist praktisch immer günstiger als ein gesetztes Menü, weil die Selbstbedienung deutlich weniger Servicepersonal braucht. Dafür wirkt ein serviertes Menü formeller und gibt dem Abend einen klaren zeitlichen Rahmen — beides Argumente, die für viele Paare mindestens so wichtig sind wie der Preis.

Zeitlich sollten Sie das Catering früh fixieren: Gute Anbieter für beliebte Wochenendtermine sind oft schon viele Monate im Voraus ausgebucht. Ein Probeessen findet idealerweise etwa drei bis sechs Monate vor der Hochzeit statt — früh genug, um Menüänderungen noch unkompliziert unterzubringen, aber nah genug am Termin, dass die Kalkulation aktuell bleibt. Klären Sie dabei auch gleich Allergien, vegetarische und vegane Optionen sowie ein eventuelles Kindermenü.

Für die Budgetplanung gilt eine einfache Regel: Rechnen Sie mit der genannten Spanne für Speisen, addieren Sie die Getränkepauschale separat, und lassen Sie sich für die konkrete Gästezahl ein schriftliches Angebot machen, bevor Sie unterschreiben. Ein kleiner Puffer von etwa fünf bis zehn Prozent ist sinnvoll, weil sich Gästezahlen und Sonderwünsche bei Hochzeiten erfahrungsgemäß häufiger ändern als bei anderen Events.

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